Em que consiste
O serviço Lock-Box automatiza todo o processo de tratamento de facturas/cheques recebidos através de um apartado postal. Quando um determinado consumidor recebe em sua casa uma factura para pagamento de qualquer tipo de serviço, irá emitir um cheque, o qual, juntamente com a respectiva factura, colocará num envelope RSF (anexo à factura e já devidamente endereçado com nome da Empresa, o apartado postal NNN e o código postal 2795-XXX Linda-a-Velha), que remeterá pelo correio. (XXX-a atribuir pelos CTT, diferindo de apartado para apartado). |
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Ao serem recepcionados todos estes envelopes contendo os respectivos meios de pagamento, serão abertos automaticamente e as facturas e respectivos meios de pagamento serão tratados informaticamente por uma aplicação, que fará a leitura das linhas ópticas da factura e dos cheques ou vales postais, fazendo ao mesmo tempo a associação entre as facturas e os cheques recebidos para pagamento. Depois de tratados todos os documentos de uma determinada empresa, os dados recolhidos serão também tratados pelo Banco que imediatamente fará os movimentos na respectiva conta de Depósitos à Ordem.
Será emitido diariamente um extracto para o Cliente, que reflectirá os movimentos que foram feitos na sua conta, bem como as facturas que foram recepcionadas no Banco. A Empresa receberá, ainda, por e-mail/portal, um ficheiro com a informação dos movimentos do dia, para que possa tratar informaticamente os dados (gestão de cobranças). Também com periodicidade diária é emitido e enviado à Empresa um extracto com informação sobre os cheques devolvidos, o qual também pode ser disponibilizado à Empresa por e-mail ou portal.
Trata-se então de um serviço destinado às empresas que emitem regularmente facturas para um grande número de Clientes que, por sua vez, as pagam por cheque.
AdesãoPara aderir a este serviço a empresa terá obrigatoriamente que utilizar:
- facturas com talão destacável, que a empresa envia aos seus clientes acompanhadas de RSF endereçado ao apartado indicado;
- código de leitura óptica (OCR-B) impresso no talão destacável e composto, pelo menos, pelo número de conta corrente/cliente e o montante da factura.
Vantagens
- Redução de custos administrativos:
na Tesouraria: pela "transferência" para o Banco de todos os procedimentos relativos aos cheques (desde a recepção e abertura dos envelopes ao crédito em conta);
na Facturação (controlo) a clientes / Contabilidade: pela identificação (listagens) e pela actualização automática (ficheiro) da posição/saldo de cada cliente;
- Ganhos financeiros resultantes da maior rapidez com que são efectivados os depósitos dos cheques recebidos dos Clientes (o Cliente "poupa" o tempo gasto com o registo e controlo destes cheques).
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